Punkt zawiera następujące pozycje:

3. Tworzenie tabeli

Info:

Podstawą jednostką/strukturą bazy danych jest tabela. Tabela jest zbiorem danych dotyczących określonego tematu, na przykład produktów lub dostawców. Używanie osobnej tabeli dla każdego tematu oznacza, że dane przechowywane są tylko raz, co sprawia, że baza danych jest bardziej wydajna i zmniejsza ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych. Dane w tabelach są zorganizowane w kolumny (nazywane polami) i wiersze (nazywane rekordami)

Rys. 1 Przykład tabeli– widok arkusz danych

Tabele powinny być tak zaprojektowane aby posiadały wspólne pola (w domyśle wartości w tych polach). Wspólne pole łączy dwie tabele, dzięki czemu w programie Microsoft Access można zestawić razem dane z takich dwóch tabel, aby je obejrzeć, poddać edycji lub wydrukować (Rys. 2).

Rys. 2 Przykład tabel– widok arkusz danych

Nasza baza zwierać będzie następujące tabele:

- statki

- zawinięcia

- bandery

- armatorzy

- porty

- ładunki

- nabrzeża

Aby utworzyć nową tabelę wybieramy obiekt tabele w oknie głównym bazy danych. Następnie klikamy opcję „utwórz tabelę w widoku projekt” lub opcjonalnie wybieramy kolejno „nowy”-”widok projektu”. Efekt wyboru przedstawiony jest na poniższym rysunku

Rys. 3 Tworzenie tabeli – widok projekt

Info:

W widoku "Projekt" tabeli można utworzyć całą tabelę od początku albo dodać, usunąć lub dostosować pola w już istniejącej tabeli.

Tabela „statek” zawierać będzie następujące pola:

Id_statku, Nazwa_statku, Bandera, Sygnał_roz, Port_rejestracji, Typ_statku, Długość, Szerokość, Zanurzenie_max, Nosnosc, Poj Brutto, Poj Netto ....(można dodać następne własne pola wg inwidualnych potrzeb)

Wszystkie ustalone pola wpisujemy kolejno w kolumnie „nazwa pola” widoku projekt tabeli

Dla każdego z pól określamy typ danych jaki będzie mógł być w nim przechowywany. Typy danych ustalamy wybierając odpowiedni typ z „pola kombi” w kolumnie „typ danych”.

Rys. 4 Tworzenie tabeli – ustalanie typów danych poszczególnych pól

Do dyspozycji mamy następujące typy:

Tekst – pole umożliwia wpisanie tekstu lub kombinacji tekstu i liczb, lub też liczb które nie będą podlegały obliczeniom. Znaki wpisujemy w jednej linii, maksymalna długość wynosi 255 znaków (w tym znaki spacji)
Nota (memo) – pozwala wprowadzić tekst bez ograniczenia długości oraz linii (enter)
Liczba – pole umożliwia przechowywanie liczb w rozmiarze od 1 do 16 bajtów
Data/Godzina – umożliwia wprowadzać datę i czas
Walutowy – umożliwia wprowadzać dane typu walutowego lub liczbowego
Autonumerowanie – pole przechowujące liczby unikatowe tzn. nigdy nie powtarzające się wartości. Dane wprowadzane są w kolejności rosnącej (skok co 1) lub wartości losowo generowane.
Tak/Nie – pole przechowuje dwie alternatywne wartości prawda lub fałsz, tak/nie, włączone/wyłączone
Obiekt OLE – pole umożliwia przechowywać obiekty np. skoroszyty Excela, pliki edytora, bitmapy, filmy itd....
Hiperłącze – odnośnik, ‘link” do innego źródła na dysku lokalnym, otoczeniu sieciowym lub w Internecie
Kreator odnośników – kreator umożliwiający zdefiniować pole pozyskujące dane z innej tabeli, formularza, listy wartości przy użyciu listy wartości lub pola kombi

Ustalamy typy poszczególnych pól zgodnie z poniższym rysunkiem Rys. 5

Rys. 5 Tworzenie tabeli – ustalenie typów pól

Każdy typ danych można poddać dodatkowemu formatowaniu poprzez wybór odpowiednich opcji we właściwościach pola na zakładkach ogólne i odnośnik. Należy pamiętać iż aktualnie widoczne są właściwości aktywnego (zaznaczonego) pola (Rys. 6).

Rys. 6 Tworzenie tabeli – ustalenie właściwości poszczególnych pól

Wśród właściwościach (różne typy posiadają różne właściwości) można wyróżnić:

Rozmiar pola – umożliwia określić dokładną liczbę znaków do wprowadzenia (1-255), rozmiaru liczb itp.
Format pola – umożliwia ustalić (wybór) formatu danych (np. data krótka, data długa)
Maska wprowadzenia – umożliwia zdefiniować sposób i format wprowadzania znaków. Dla przykładu: # nie jest znakiem wymagalnym który można zastąpić dowolną liczbą. Maska zdefiniowana następująco: (###) ###-##-## pozwoli wprowadzić napis reprezentujący numer telefonu np (091) 480-95-15
Tytuł – pozwala ustalić tytuł pola inny niż nazwa, który będzie wyświetlany dla użytkownika
Miejsce dziesiętne – domyślnie wartość „auto” – 2 miejsca, można ustalić w zakresie od 0 do 15
Nowe wartości – do wyboru przyrostowy (nowa wartość pola powiększona o 1) lub losowy
Wartość domyślna – pozwala na automatyczne wypisanie zdefiniowanej tutaj wartości w nowych rekordach
Reguła poprawności – pozwala zdefiniować wyrażenie sprawdzające wprowadzane wartości do pola. Tylko te wartości będą mogły być wprowadzone do pola, których wynikiem sprawdzenia będzie prawda np. reguła postaci: >=0 dla pola długość pozwoli wprowadzić do bazy te statki, których długość jest większa lub równa zeru (zero taktujemy jako np. brak danych). Reguła pozwoli na bieżąco weryfikować poprawność wprowadzanych danych.
Komunikat o błędzie – pozwala wprowadzić komunikat, który zostanie wygenerowany przez program w momencie gdy wynikiem sprawdzenia reguły poprawności będzie fałsz
Zerowa długość dozwolona – ustalamy tak, lub nie
Wymagane – do ustalenia tak lub nie
Indeksowanie – wybór nie/tak bez powtórzeń/tak z powtórzeniami. W przypadku wyboru indeksowania program utworzy wewnętrzny indeks zliczający wprowadzane wartości. Narzędzie to pozwoli na sprawne wyszukiwanie danych, może wyeliminować wpisywanie duplikatów do bazy (indeksowanie bez powtórzeń)

Tabela w widoku projekt zawiera kolumnę opis. Kolumna ta przeznaczona jest na umieszczenie krótkich informacji na temat danego pola (Rys. 7)

Rys. 7 Tworzenie tabeli – opis pól

Dla poszczególnych pól ustalamy właściwości zgodnie z opisem zamieszczonym na poniższym rysunku (Rys. 8)

Rys. 8. Tworzenie tabeli – ustalenie szczegółowych właściwości poszczególnych pól

Ostatecznie pole Id_statku oznaczamy „kluczem podstawowym”. Przypomnijmy, iż klucz podstawowy służy do jednoznacznej identyfikacji rekordów. Aby to uczynić klikamy na ikonie „klucz podstawowy” lub wybieramy z menu podręcznego „ustaw klucz”

Rys. 9. Oznaczenie pola kluczem podstawowym

Zapisujemy tabelę nadając jej nazwę „statki”. Tak przygotowana tabela gotowa jest do edycji danych

Info:

W widoku "Arkusz danych" tabeli można dodawać, edytować i oglądać dane lub w inny sposób pracować z danymi tabeli.

W identyczny sposób tworzymy pozostałe tabele.

- Zawinięcia zawierać będzie pola

Nazwa pola	Typ danych	format
Nr_zawiniecia ()	Autonumerowanie
Id_statku	Liczba	Liczba całkowita
Data przybycia	Data/godzina	Data długa
Czas cumowania	Data/godzina	Godzina krótka
Port	tekst	Rozmiar 150
Ładunek	Tekst	Rozmiar pola 200
Ilość ładunku	Liczba	Podwójna precyzja
Liczba holowników	liczba	Liczba całkowita
Data wyjścia	Data/godzina	Data długa
Czas wyjścia	Data/godzina	Godzina krótka
Port przeznaczenia	Tekst	Rozmiar 150
ETA	tekst	Maska ## Dn ## Godz
Ładunek na wyjściu	Tekst	Rozmiar pola 200
Masa ładunku na wyj	Liczba	Podwójna precyzja

- Armatorzy z polami (typy danych i formaty ustalamy samodzielnie)

- Id armatora

- Nazwa

- Adres siedziby

- Strona www (tutaj typem danych będzie hiperłącze)

- Porty

- Id portu

- Nazwa

- Bandery

- Id bandery

- Nazwa bandery

- ładunki

- id ładunku

- nazwa ładunku

- bezpieczny (tak/nie)

- typ ładunku

- współczynnik sztauerski

- nabrzeża

- id nabrzeża

- nazwa nabrzeża

- długość

- dostępna głębokość

- wysokość urządzeń przeładunkowych

- oficer ISPS

Efekt końcowy przedstawiono na poniższym rysunku Rys. 10. Prezentowane tabele posiadają już wprowadzone przykładowe dane.

Rys. 10. Okno główne bazy danych zawierające utworzone obiekty oraz otwarte tabele statki, porty, nabrzeża w widoku projekt

góra

3.1. Tworzenie odnośnika

Tabele projektujemy w ten sposób aby posiadały wspólne pola. Dzięki nim możemy następnie łączyć tabele celem wykonywania wspólnych zestawień, podsumowań itd... Takie przykłady przestawię w dalszej części.

Innym powodem budowy w bazach wielu tabel jest potrzeba utrzymania dużej „kultury” zarządzania danymi. Nie ma potrzeby definiowania w jednej tabeli wielokrotnie tych samych wartości jeżeli można po prostu zrobić ich spis w oddzielnej tabeli i je udostępnić. Dla przykładu tabela statki zawiera pole „bandera”. Oczywistym jest ze wprowadzając kolejne rekordy (statki) zaistnieje sytuacja powtórzenia się tej samej bandery statku a nawet wszystkie statki w bazie mogą posiadać tą samą banderę. Po cóż więc ciągle ją wpisywać jeżeli łatwiej będzie ją wybrać (unikniemy w ten sposób także niepożądanych błędów językowych które przy edycji danych często się zdarzają). Dane z innych tabel pozyskujemy poprzez odnośniki do nich. Odnośnik możemy zdefiniować przy pomocy kreatora odnośników (ostatnia opcja w wyborze typu danych pola – patrz Rys. 4).

góra

3.1.1. Pole kombi

Odnośnik możemy zdefiniować samodzielnie. Doprowadzimy do sytuacji w której w tabeli statki będziemy pozyskiwać odpowiednie bandery z tabeli bandery (Rys. 11). W pierwszej kolejności zdefiniujemy Pole Kombi.

Rys. 11. Wspólne pola tabel

Postępujemy kolejno:

Otwieramy tabelę statki w widoku projekt (Rys. 6)
Zaznaczamy pole bandera
Przechodzimy na zakładkę „odnośnik” we właściwościach pola

Rys. 12. Definiowanie odnośnika do innej tabeli

Typ formantu „pole tekstowe” zmieniamy na „pole kombi”. Wynik wyboru widoczny jest na poniższym rysunku (Rys. 13).

Rys. 13 Definiowanie odnośnika do innej tabeli – pole kombi

W widocznym oknie (Rys. 13) typ źródła wierszy pozostawiamy tabela/kwerenda, źródło wierszy zdefiniujemy samodzielnie poprzez klikniecie na przycisku . Operacja ta spowoduje uruchomienie okna ze spisem wszystkich tabel i kwerend naszej bazy. Zaznaczymy wówczas tabelę „bandery” klikamy przycisk „dodaj”, następnie „zamknij”. W efekcie pozostanie otwarte okno „Instrukcja SQL: konstruktor kwerend” widoczne na poniższym rysunku (Rys. 14).

Rys. 14. Definiowanie odnośnika do innej tabeli – konstruktor wyrażenia SQL

Z dostępnych pól w tabeli bandery „chwytamy” interesujące nas pole „nazwa bandery” i upuszczamy w pierwszej kolumnie tabeli kwerendy. Ten sam efekt uzyskamy poprzez wybór z formantu kombi pola „nazwa bandery” w wierszu „pole” kwerendy lub poprzez dwukrotne kliknięcie myszką na polu „nazwa bandery”. Dodatkowo proponuję ustalić porządek sortowania „rosnąco” dla wybranego pola (bandery niezależnie od kolejności wpisu będą w polu wyboru uporządkowane rosnąco alfabetycznie). Efekt dotychczasowych wyborów widoczny jest na poniższym rysunku (Rys. 15).

Rys. 15. Definiowanie odnośnika – wybór pola

Zamykamy okno konstrukcji wyrażenia SQL zapisując wszystkie zmiany (wynikiem dotychczasowych działań jest zbudowanie wyrażenia SQL postaci: SELECT Bandery.[Nazwa bandery] FROM Bandery ORDER BY Bandery.[Nazwa bandery];). Właściwie zadanie budowy odnośnika zostało wykonane (Rys. 16). Chciałbym zwrócić uwagę na widoczną tutaj jedną pozycję - „ogranicz do listy”. Możemy tutaj dokonać ustawienia tak/nie. Wybór „tak” zmusi użytkownika do wyboru pozycji z dostępnych wartości. Jest to bardzo skuteczna metoda na utrzymanie „porządku” danych w bazie. Nowe pozycje należy wpierw dodać do spisu bander a później wybrać je w tabeli statki.

Rys. 16. Definiowanie odnośnika – widok projekt tabeli, ustawienie ostateczne

Po otwarciu tabeli statki w widoku „arkusz danych” widoczny będzie efektem dokonanych ustawień. W polu bandera dostępne będzie pole kombi. Pole to zawiera dane pozyskiwane z tabeli „bandery” (poniższy rysunek Rys. 17).

Rys. 17. Odnośnik - efekt końcowy

góra

3.1.2. Lista wartości

W przypadku gdy dane pole będzie przechowywało kilka-kilkanaście wartości wtenczas wartości te możemy zdefiniować samodzielnie już na etapie projektowania tabeli. Najwygodniej zdefiniować je w formie listy wartości. Listę wartości definiujemy w „widoku projekt” tabeli w zakładce „odnośnik” właściwości odpowiedniego pola. W projektowanej bazie zdefiniujemy listę wartości typów statku. W tym celu dla pola typ (Rys. 18) jako typ formantu ustalamy „pole listy”, typ źródła wierszy ustalamy na „lista wartości”. Wszystkie wartości jakie dane pole może przyjąć wymieniamy oddzielając każdą z nich średnikiem w pozycji „źródło wierszy”.

Rys. 18. Odnośnik – lista wartości

Końcowy efekt ustawień widoczny jest na poniższym rysunku (Rys. 19). Użytkownik bazy będzie mógł wybierać wartości z dostępnej listy. Wartości spoza listy zostaną zablokowane.

Rys. 19. Lista wartości – wynik ustawienia

góra